Narudžbenica ili nalog napomena je dokument koji kupac daje prodavatelju naručiti određene robe. Pojedinosti o količini koju kupujete, vrsti proizvoda, cijeni, uvjetima plaćanja i drugim važnim podacima za komercijalnu operaciju.
Na primjer: "Juana, uzmi Martínezov nalog za kupnju i pripremi narudžbu koja će biti uklonjena za sat vremena" , "Narudžbenica za vrijednost od 5000 dolara je upravo stigla" , "Ne razumijem što se dogodilo: u Kompanija mi kaže da nikada nisu dobili nalog za kupnju . "
Općenito, u narudžbini se navode mjesto i datum izdavanja, ime i adresa kupca i prodavatelja, porezni podaci, detalji naručene robe te uvjeti plaćanja i isporuke. Važno je pojasniti da ovaj dokument ne vrijedi kao faktura.
Nalog za kupnju ima najmanje jedan duplikat, jer se original isporučuje prodavatelju, dok kupac zadržava duplikat. Na taj način obojica imaju dokaz o radnji koja će se dogoditi: kupac, kako bi pokazao kakvu je robu tražio; prodavatelja, da pripremi narudžbu i pokrene postupak naplate.
Konačno, može se reći da je nalog za kupnju pismeni zahtjev za određene proizvode po dogovorenoj cijeni i uz određene uvjete plaćanja i isporuke. To je ovlaštenje koje kupac daje za dostavu računa za kupnju robe.
* Prvo, nalog za kupnju znatno olakšava zaposlenicima izračun odgovarajuće razine zaliha, kao i pomaže im da preciznije otkriju kada je potrebna nova narudžba zaliha. S kupčeve strane, omogućava vam učinkovitiji nadzor nad troškovima korištenjem mjera štednje, poput pravovremeno urađenog inventara;
* Dobavljači mogu saznati imaju li konkurenti jednake mogućnosti u poslu provođenjem tendera. Važno je zapamtiti da što je veća konkurencija, povoljnije će cijene biti za kupca. Štoviše, to mu otvara vrata da snažnije utječu na pregovore, kako bi stekli povoljnije ugovore za njega;
* Budući da cijene otvorenog naloga za kupovinu ostaju stabilne određeno vrijeme, koriste se za borbu protiv potencijalne inflacije;
* Jedna od temeljnih točaka je sigurnost da ova vrsta narudžbe pruža dobavljačima i kupcima o troškovima usluga i robe. Postoji niz jamstava u pogledu cijene, količine, uvjeta plaćanja i zahtjeva za isporuku koji stvaraju mir za obje strane;
* pruža pružateljima sigurnost da će povremeno ostvarivati određeni prihod;
* kada je narudžba značajne veličine, a kupac velika kompanija, prodavač može upotrijebiti narudžbe za kupnju pokrivača kako bi stvorio kreditnu liniju;
* smanjuje se vrijeme potrebno za slanje narudžbi, jer je postupak kupnje kodiran otvorenim nalogom, što kupcima omogućuje korištenje tog vremena za druga pitanja.