Ideja kreditne bilješke koristi se u području računovodstva. To je dokument koji se može upotrijebiti za otkazivanje računa ili za nadoknadu iznosa koji je u njemu uključen.
Kad se komercijalna radnja zaključi, prodavatelj izdaje račun koji odgovara isporučenom proizvodu ili pruženoj usluzi. Pojedinosti o novcu koji je kupac / korisnik imao ili mora platiti. Ako iz bilo kojeg razloga faktura mora biti otkazana ili postotak vraćenog iznosa koristi se kreditna bilješka.
Stoga se može reći da je kreditna bilježnica potvrda primitka iste tvrtke ili iste osobe koja je izdala predmetni račun. Upravo se putem kreditne bilješke pripisuje povrat određenog vrijednosti za koncept koji je detaljno opisan u samom dokumentu.
Važnost kreditnih zapisa leži u zakonskoj nemogućnosti uklanjanja već izdane fakture. Tko treba ispraviti fakturu ili je otkazati, u tom okviru mora pripasti kreditnom računu.
Pretpostavimo da kompanija satelitske televizije šalje korisniku račun za ukupno 2.000 pezosa, od kojih 1.500 pezosa odgovara osnovnoj usluzi i 500 pesosa na paket premium kanala. Navedeni kupac, međutim, nikada se nije prijavio za te premium kanale niti je uživao u njihovim signalima. Prije zahtjeva, tvrtka izdaje kreditnu bilješku za 500 pezosa. Stoga pretplatnik može odbiti tih 500 pezosa s kreditne liste kada izvrši sljedeće plaćanje.
S druge strane, postoji koncept zadužnice, potvrde koju tvrtke šalju svojim klijentima kako bi ih obavijestili da su na svojim računima naplatili ili zadužili određeni iznos ili iznos. U ovom je slučaju potrebno navesti i pojam operacije u samom dokumentu. Za razliku od kreditne bilješke, zadužnica služi za bilježenje povećanja duga kupca.
Pogledajmo u nastavku popis vrlo konkretnih razloga zbog kojih će tvrtka možda trebati pripremiti kreditnu bilješku:
* ako kupcu želite dati određeni popust koji nije naveden u fakturi koju ste izdali prilikom kupovine proizvoda ili usluga;
* ispravite svaku pogrešku koju ste napravili na prvoj fakturi. Najčešći je primjer da cijena jednog ili više proizvoda ili usluga nije ispravno odražena u fakturi, već je navedena niža;
* ako kupac želi iskoristiti svoje pravo na povraćaj proizvoda zbog oštećenja ili iz drugih razloga predviđenih propisima tvrtke;
* za otkazivanje operacije ili kupcu bonus.
Prilikom davanja kreditne bilješke vrlo je važno na računu uključiti iste podatke koji se pojavljuju na računu. Što se tiče formata, sloboda je jednaka sadašnjoj sa fakturama, odnosno može se izdati na papiru ili u elektroničkom obliku. Trenutno se većina tvrtki odlučuje za elektroničko izdavanje kako bi izbjegla potrebu za digitalizacijom bilješki i poboljšala kontrolu putem računovodstvenog programa.